Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения, передачи документов обобщенно называется средствами организационной техники - оргтехникой.
Техническое оснащение рабочего места
Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, принято называть малой оргтехникой. При такой классификации к ним можно отнести: персональные компьютеры, сканеры, принтеры, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т. д. В действительности под малой оргтехникой в настоящее время понимается вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, дыроколы, степлеры, клей, скрепки и т. д.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.
Так, для создания документов в настоящее время используются две технологии.
Во-первых, возможно заполнение уже установленных форм документов или написание проекта документа от руки. Для этого каждый сотрудник должен иметь средство письма: шариковую, капиллярную или чернильную ручку любой модификации.
Во-вторых, составление документа непосредственно на компьютере. Компьютер, как и телефон, может быть персональным не только по терминологии, но и по смыслу, т. е. иметь только одного «хозяина» или быть средством коллективного пользования. Для подготовки текстовых, табличных документов пригоден практически любой современный компьютер стандартного оснащения: устройства для чтения дискет и лазерных дисков, клавиатура, манипулятор. В качестве манипулятора может использоваться «мышь», трекбол, сенсорный экран, электронный планшет.
Важными характеристиками производительности компьютера при работе с документами имеет величина оперативной памяти и емкость жесткого диска, т. к. новые версии офисных приложений (программ) становятся все более требовательными именно к этим показателям, а с работами по распознаванию текстов успешно справляются и процессоры частотой 100 МГц.
Каждое рабочее место должно иметь набор различных носителей информации: бумага, бланки, дискеты и др. На рабочем месте необходимы лотки, а то и настольные этажерки для хранения бу-маги, ящики столов должны позволять убирать в них коробки с дискетами, скрепками, ручки, карандаши, маркеры и другую «мелочь». Обязателен ящик, приспособленный для хранения папок с бумажными документами, лучше подвесного хранения, и соответствующие специальные папки-скоросшиватели с системой крепления, «файлы» для хранения в них документов и т. д.
Для организации личной работы необходимы настольные календари, папки и лотки для визиток, папок с документами, контрольных карточек, карманные и настольные органайзеры, скрепки для скрепления различного количества листов, зажимы для бумаги, кнопки, степлер и антистеплер, другая малая оргтехника. Но значительная часть оргтехники не нужна сотрудникам в течение длительного времени, поэтому такие офисные средства вполне могут быть общими или для нескольких рабочих мест, или в целом на структурное подразделение.
Если предполагается работа только с компьютером, может быть оборудовано специальное рабочее место - «компьютерный уголок».
Средствами оргтехники коллективного пользования может быть не только принтер, «ксерокс», телефакс, шредер, но и один из компьютеров, дооснащенный сканером, факс-модемной платой для выход в Интернет и другими аксессуарами.
В коллективном пользовании целесообразно иметь степлеры и дыроколы, различающиеся производительностью (толщина пробиваемых листов, количество пробиваемых отверстий).
В коллективном пользовании могут находиться средства корректировки текста, запас бумаги, чистых бланков, дискет и папок. Кроме офисных столов, как правило, необходимы в единоличном, а чаще коллективном пользовании шкафы и стеллажи для хранения справочных, черновых материалов и литературы. По усмотрению руководства рабочие помещения могут быть оснащены стационарными шкафами для открытого или сейфового хранения дел и справочников общего пользования.
Рабочее место специалиста службы ДОУ, структурного подразделения, связанных с обработкой больших массивов документной информации, должно быть и соответственно оснащено оргтехникой.
Во-первых, при наличии в структурном подразделении секретаря или иного сотрудника, ответственного за работу с документами, техника коллективного пользования (принтеры, телефакс, копировальный аппарат и др.) для более продуктивного ее использования, своевременной замены сменных печатающих картриджей, организации ремонта должна быть в ведении этого сотрудника. Наличие специального работника подразделения делает возможным использование телефонного коммутатора с одной линией выхода вовне организации.
Рабочее место специалиста службы ДОУ должно быть оснащено ручными, механическими или электронными системами (картотечные ящики, персональный компьютер) для фиксации и контроля документов, полученных сотрудниками подразделения и находящихся у них на исполнении. Нелишней может оказаться и компактная пишущая машинка (электрическая или механическая) для машинописного заполнения бланков с точным и мелким графлением, при отказе компьютерной техники, например, из-за вирусной атаки или особой секретности подготавливаемого документа.
Организация рабочего места специалиста службы ДОУ формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места. Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:
средства малой оргтехники, письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.;
средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе - портативная пишущая машинка);
средства обработки бумажных документов: склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов;
средства хранения и поиска документов: картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф;
средства связи: телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем;
копировальные средства и аппараты;
шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;
офисная мебель и оборудование.
Рабочие компьютерные места и столы сотрудников, оргтехника коллективного пользования размещаются таким образом, чтобы минимизировать трудности общения между собой и пользование техникой.
-
Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до зав. Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения... -
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами .
Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. -
Организационные формы работы с документами . Каждая организация должна создать специальную службу: управление делами, общий отдел, отдел Д.
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . -
для работы
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . -
В 1720г. был утвержден Генеральный регламент, ставший основой для работы всех коллегий, а система де... подробнее ».
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . -
В 1720г. был утвержден Генеральный регламент, ставший основой для работы всех коллегий, а система де... подробнее ».
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . -
При Kзо =1 обеспечивается узкая специализация рабочего места , и создаются предпосылки для роста производительности труда за счет выработки трудовых навыков рабочих , возможностей технического оснащения труда и т.п. -
Выделение непродолжительных по времени выполнения операций позволяло упрощать технологическое оснащение и организации производства, совершенствовать навыки рабочих , увеличивать производительность их труда. -
...техническое оборудование всех рабочих мест и создавать на них условия работы
Законодательные документы по охране труда обязывают администрацию предприятий
В случае причинения увечья или иного повреждения здоровья организация , ответственная за... -
Проектная документация , разработанная в соответствии c исходными данными, техническими условиями
Порядок организации и проведения тендера на проектные работы определяется
Ссылочные документы в состав рабочей документации не входят и могут передаваться...
Найдено похожих страниц:10
Подобные документы
Эргономика - наука о приспособлении орудий и условий труда к человеку. Особенности организации рабочего места инженера по стандартизации предприятия. Описание параметров рабочего помещения, его размерные характеристики. Связь эргономики и охраны труда.
курсовая работа , добавлен 16.01.2011
Соответствие организации рабочего места требованиям эргономики. Антропометрические параметры тела человека. Построение соматограммы рабочего места пользователя персональной ЭВМ. Рекомендации по улучшению эргономических показателей рабочего места.
контрольная работа , добавлен 25.02.2013
Выявление опасных и вредных производственных факторов, влияющих на организм рабочего при санитарно-гигиеническом анализе рабочего места машиниста башенного крана. Разработка средств индивидуальной и коллективной защиты. Расчет искусственного освещения.
курсовая работа , добавлен 04.06.2012
Устройство токарно-винторезного станка. Организация обслуживания рабочего места, способы и средства связи со службами обслуживания и управления. Пространственная организация рабочего места токаря. Требования к производственной безопасности и охране труда.
курсовая работа , добавлен 20.07.2012
Трудовые процессы: организация, цели и задачи. Принципы обслуживания рабочего места фрезеровщика. Проектирование трудового процесса и карт рабочего места. Обоснование экономической эффективности. Условия, необходимые для оптимальной организации процесса.
курсовая работа , добавлен 04.11.2013
Вредные факторы рабочего места, схема помещения. Анализ освещения и микроклимата в офисе. Правила пожарной безопасности. Источник электростатического поля в помещении, его влияние на состояние человека. Потенциальные вредные факторы в офисном помещении.
практическая работа , добавлен 13.06.2012
Понятие рабочего места. Оценка рабочего места маляра по условиям микроклимата, освещенности, шума. Аттестация рабочего места оператора электронно-вычислительных и вычислительных машин. Мероприятия по улучшению и оздоровлению условий труда в организации.
курсовая работа , добавлен 22.11.2013
Характеристика правил состояния рабочего места. Планировка помещения. Анализ наличия опасных и вредных факторов. Мероприятия по устранению или снижению их воздействия. Производственная гигиена и санитария. Пожарная безопасность с выбором средств защиты.
курсовая работа , добавлен 16.05.2011
Разработка мероприятий по улучшению условий труда и повышению уровня безопасности рабочего места столяра. Идентификация опасных и вредных производственных факторов исследуемого рабочего места. Определение общих мероприятий по улучшению условий труда.
курсовая работа , добавлен 28.05.2015
Выполнение эргономической оценки организации рабочего места оператора системы с точки зрения ее соответствия антропометрическим характеристикам человека методом соматограмм. Разработка рекомендаций по изменению соответствующих элементов рабочего места.
1. Понятие «унификация», «стандартизация», «трафаретизация» и их особенности 3
2. Составить и оформить докладную записку коменданта молодежного общежития руководителю предприятия или подразделения о готовности общежития к осенне-зимнему периоду. 5
3. Составить и оформить телеграмму, извещающую руководителя предприятия о возможности участия ее работников в научно-практическом семинаре повышения квалификации. 6
4. Архив учреждения. Его функции и основные требования к нему. 7
5. Рабочее место делопроизводителя (секретаря-референта), основные требования 11
Список литературы.. 14
1. Понятие «унификация», «стандартизация», «трафаретизация» и их особенности
Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация, т.е. унификация.
Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.
Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создании классификатора управленческой документации.
Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.
Трафаретные документы требуют значительно меньше времени на составление.
Широкое распространение получили анкеты – «опросный лист для получения сведений». Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладных записок.
Отдельной задачей является изучение самих документов, поступающих в учреждение извне (входящих) и создаваемых в нем. Это наиболее трудоемкая и кропотливая часть исследования. Вся совокупность документов или какая-то их часть могут изучаться как для рационализации технологического процесса их обработки, так и для решения вопросов унификации и трафаретизапии документов по форме и содержанию. Для рационализации делопроизводственных процессов из документов могут быть получены сведения о составе корреспондентов и основных вопросах переписки. Эти данные необходимы при составлении классификаторов, решении вопросов прямоточности движения документов, автоматизации документооборота. Унификация и трафаретизация требует просмотра больших массивов документов. На стадии обследования необходимо лишь решить вопрос о возможности и целесообразности проведения таких работ.
2. Составить и оформить докладную записку коменданта молодежного общежития руководителю предприятия или подразделения о готовности общежития к осенне-зимнему периоду
Молодежное Директору предприятия
общежитие № 6 «Контакт»
Иванову А.Б.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
17.09.2004 г. г. Новосибирск
О готовности общежития
Доводим до Вашего сведения, что после капитального ремонта, длящегося с 15 января 2004 г. по 12 сентября 2004 г. общежитие № 6 по ул. Нимировича-Данченко, 154 готово к осеннее-зимнему режиму.
Комендант молодежного
Общежития подпись В.Г. Руднев
В дело № 143/3
3. Составить и оформить телеграмму, извещающую руководителя предприятия о возможности участия ее работников в научно-практическом семинаре повышения квалификации
РУКОВОДИТЕЛЮ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ИНТЕЛ-СИНТЕЗ» ХАРЛОВУ М.С.
ИЗВЕЩАЕМ ВАС О ПРОХОЖДЕНИИ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКОГО СЕМИНАРА НА ОСНОВЕ ЗАО «ЛОГОС» зпт В КОТОРОМ ВАША ОРГАНИЗАЦИЯ МОЖЕТ ПРИНЯТЬ УЧАСТИЕ тчк СЕМИНАР СОСТОИТСЯ ПЯТОГО МАРТА ДВЕ ТЫСЯЧИ ПЯТОГО ГОДА тчк
ДИРЕКТОР ЗАО «ЛОГОС» А.И. Петров
104456, Москва, Садовая, 5 МП ЗАО «ЛОГОС»
4. Архив учреждения. Его функции и основные требования к нему
Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.
В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы.
Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.
Архив учреждения работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, и отчитывается перед ним в своей работе.
Контроль за деятельностью архива учреждения осуществляет руководство учреждения.
Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.
Состав документов архива. В архив поступают:
1. законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу; (документы по личному составу могут поступать в соответствующий архив документов по личному составу при местном органе исполнительной власти.
2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;
3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации;
4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;
5. служебные и ведомственные издания;
6. научно-справочный аппарат к документам архива.
Задачи и функции архива
1. Основными задачами архива являются:
1.1. комплектование документами;
1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;
1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения;
2. В соответствии и возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ;
2.2. разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;
2.3. составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ;
2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;
2.6. организует использование документов:
информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные оправки;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;
2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения,
2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения;
2.10. ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.
Права архива. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.
2. запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
5. Рабочее место делопроизводителя (секретаря-референта), основные требования
Создание и поддержание оптимальных условий труда секретаря-референта является одной из важнейших предпосылок его эффективной и безопасной работы.
Основным документом, определяющим условия труда на персональных ЭВМ, являются «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам (ВДТ), персональным электронно-вычислительным машинам (ПЭВМ) и организации работы. Санитарные нормы и правила» (СанПиН 2.2.2.542-96), которые были утверждены и введены в действие постановлением Госкомсанэпиднадзором России от 14 июля 1996 г. № 14.
Помещение, в котором расположено рабочее место секретаря (далее – офис), не должно граничить с помещениями, в которых уровни шума и вибрации превышают нормируемые значения.
Офис должен быть оборудован системами отопления, кондиционирования воздуха или эффективной приточно-вытяжной вентиляцией. Полимерные материалы, используемые для внутренней отделки интерьера офиса, должны быть разрешены для применения соответствующими органами и учреждениями.
Поверхность пола офиса должна быть ровной, без выбоин, не скользкий, удобный для очистки и влажной уборки, обладать антистатическими свойствами.
В соответствии с требованиями документа помещение, в котором располагается рабочее место секретаря должно иметь естественное и искусственное освещение.
При этом расположение рабочего места в подвальных помещениях не допускается.
Площадь размещения рабочего места секретаря должна составлять не менее 6,0 кв. м, а объем помещения, в котором оборудовано рабочее место секретаря, должен быть не менее 20,0 куб. м.
В офисе должна ежедневно проводиться влажная уборка.
Офис должен быть оснащен аптечкой первой помощи и углекислотными огнетушителями.
Естественное освещение офиса должно осуществляться через светопроемы (окна), ориентированные преимущественно на север и северо-восток, и обеспечивать коэффициент естественной освещенности (КЕО) не ниже 1,2% в зонах с устойчивым снежным покровом (в зимний период) и не ниже 1,5% на остальной территории РФ.
Рабочие места по отношению к световым проемам должны располагаться так, чтобы естественный свет на поверхность столов падал с боку, преимущественно слева.
Искусственное освещение в офисе должно осуществляться системой общего равномерного освещения в виде сплошных или прерывистых линий светильников, расположенных сбоку от рабочих мест, параллельно линии зрения секретаря при работе на ПЭВМ.
Желательно, чтобы рабочий стол секретаря имел достаточное количество ящиков для размещения документов и рабочих аксессуаров, один из этих ящиков должен запираться на ключ.
Непосредственно на рабочем столе следует расположить:
· Настольный офисный набор канцелярских принадлежностей (включает в себя ручки, карандаши простые, маркеры 2-3 цветов, скотч узкий, ластик и др.);
· Табель-календарь на текущий год;
· Бювар (календарь-еженедельник) для ведения текущих записей;
· Контейнер для сортировки поступающей корреспонденции;
· Подставку-пюпитр для материала, используемого при перепечатке, или копи-холдер;
· Визитницу;
· Коробку для дискет.
В ящиках рабочего стола следует расположить:
· Бумагу (в том числе бумагу для черновиков и бумагу копировальную);
· Бланки документов;
· Записную книжку, ежедневник для участия в работе совещаний и записи поручений руководителя;
· Портфель или папку для бумаг;
· Файлы, папки-уголки;
· Конверты;
· Датер-нуменатор, штемпели «На контроль», «Исх. №_», «Вх №_» и др.;
· Степлер, дестеплер, дырокол, ножницы.
Конструкция рабочего кресла секретаря должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы в процессе работы на ПЭВМ, позволять изменять позу с целью снижения напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления.
Рабочее кресло должно быть подъемно-поворотным, регулируемым по высоте и углам наклона сиденья спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья.
Экран ПЭВМ должен находиться от глаз секретаря на расстоянии 600- 700 мм (с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов), но не ближе 500 мм.
Кроме того, для удобства в обращении с документами рабочее место секретаря должно быть оснащено легко перемещаемым пюпитром для документов.
Список литературы
1. Приказ Росархива от 18.08.1992 № 176 «О примерном положении об архиве государственных учреждений, организаций, предприятий».
2. Адреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.
3. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта. М.: Феникс, 2003.
4. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. М.: Делопроизводство, 2004.
5. Кировский М.Р. Делопроизводство. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004.
6. Кузнецов И.Н. Секретарь-референт: Учебно-практическое пособие. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2004.
Кировский М.Р. Делопроизводство. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. С. 45.
Басаков М.И. Справочник секретаря-референта. М.: Феникс, 2003. С. 17.
Приказ Росархива от 18.08.1992 № 176 «О примерном положении об архиве государственных учреждений, организаций, предприятий».
Бондырева Т.Н. Секретарское дело. М.: Делопроизводство, 2004. С. 112.
Кузнецов И.Н. Секретарь-референт: Учебно-практическое пособие. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2004. С. 27-33.
Большое значение в работе управленческого аппарата имеет организация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда.
Управленческий труд обычно отличается малой двигательной активностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помещении. Все это вызывает быструю утомляемость и, естественно, отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала, в состав которого входят и работники службы делопроизводства, большое внимание должно уделяться устройству и планировке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями, установлению рационального режима труда.
При выборе помещения для службы делопроизводства надо учитывать, что в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м 2 на одного работника. Кроме того, принимается во внимание возможность установки и размещения оборудования и прежде всего персональных ЭВМ, сканеров, факсов, принтеров, которые очень активно используются сегодня в сфере управления. Поэтому, определив состав и тип предполагаемых к размещению технических средств и вспомогательного оборудования, учитывают суммарную площадь, необходимую их размещения. Скопление в небольшом помещении, где работает несколько человек, большого количества средств автоматизации и механизации значительно изменяет микроклимат в комнате, условия труда и приводит к быстрой утомляемости. Поэтому расчет площади на одного сотрудника, работающего за дисплеем компьютера, ведется от нормы 6 м 2 на человека. Рабочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не менее 1,5 м. При большом количестве технических средств удобнее с помощью передвижных перегородок или офисной мебели отделить несколько рабочих зон. Помещение всегда должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами. Повышенные требования к вентиляции (скорости воздухообмена) предъявляют скоростные копировальные и печатающие устройства.
Не меньшее значение имеет правильное освещение рабочих мест. Недостаток освещения часто является одной из причин утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. Искусственное освещение рабочих мест может быть общим (светильники расположены на потолке) или местным, когда на каждом рабочем месте имеется настольная лампа. Оно должно быть достаточным по уровню и равномерности освещения.
При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.
Не менее важен и температурный режим. В помещении рекомендуется поддерживать температуру 22-24°С, а влажность 40-60%. Служба делопроизводства находится обычно рядом с приемной руководителя, а секретарь-референт располагается в приемной руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается ее оборудованию.
Служба делопроизводства также одно из наиболее посещаемых подразделений учреждения, поэтому его интерьеру уделяется повышенное внимание. Рабочее место сотрудника, которому приходится по роду деятельности наиболее часто принимать посетителей, надо размещать недалеко от входа в помещение. При размещении мест сотрудников, работающих в одной комнате, принимаются во внимание их деловые контакты. Постоянно работающие шумные устройства желательно располагать в отдельном помещении, оборудованном звукоизолирующими материалами. Располагая рабочие места, учитывают размеры, рекомендуемые для проходов:
- - ширина прохода для одного человека - 60 см;
- - для двух человек - 80 см;
- - для трех человек - 100 см;
- - между столами - 55 см;
- - между отопительными приборами и рабочим столом - 55 см;
- - между стеной и столом - 65 см.
Нежелательно располагать экран дисплея напротив окон, а работающему на дисплее - сидеть лицом к окнам.
Рабочее место каждого сотрудника оборудуется с учетом его функциональных обязанностей. Например, рабочее место секретаря руководителя или секретаря фирмы состоит из трех зон: основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.
Большое значение имеет выбор мебели. Габариты мебели должны соответствовать площади помещения и она не должна загромождать комнату. Выбирая мебель, учитывают антропологические показатели сотрудника. Так как работнику службы делопроизводства приходится много сидеть, очень важен выбор удобного стула или кресла с регулируемой высотой сиденья. Например, удобны кресло и стулья со спинкой большой высоты с двумя изгибами: для поясничного и грудного отделов позвоночника.
Шкафы должны обеспечивать вертикальное хранение папок и быстрый обзор дел, а рабочие столы - регулироваться по высоте в пределах 680-760 мм. Ящики в столах должны соответствовать размерам документов и папок, легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. К столам часто предусматриваются приставки. Сегодня различными фирмами выпускается достаточное количество рациональных комплектов мебели для приемной и офисных помещений.
Для каждого рабочего места должен быть предусмотрен набор простейших средств оргтехники, например, многоярусные лотки для сбора документов, календарь-еженедельник, настольный органайзер с, ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записей, папки для текущего хранения документов и т.д.
Набор технических средств работника службы делопроизводства должен соответствовать его функциональным обязанностям, но сегодня почти обязательным для каждого рабочего места в службе делопроизводства является компьютер и телефон (внутренней связи или с выходом на городскую сеть).
Если есть бюро (группа) машинописных работ, то оно оснащаете персональными компьютерами, диктофонами, скоростным принтером, сшивателями документов, стеллажами и шкафами для хранения бланков документов, машиной для уничтожения документов и т.п. Участок копировально-множительных работ кроме копировальной техник может иметь переплетно-брошюровочные, подборочные, бумагорезательные машины и др.
Для первичной обработки входящих и исходящих документов нужен сшиватель документов, конвертовскрывающая, конвертозаклеивающая, фальцевальная и маркировальная машины, ламинатор, штемпелевальный аппарат и т.д.
При традиционной регистрации документов и контроле исполнения нужны настольные картотеки.
Для хранения дел используются стеллажи, шкафы, металлические сейфы.
Выбор средств оргтехники постоянно расширяется и приспосабливается к внедрению автоматизированных технологий.
Правильно оборудованное рабочее место, красивый дизайн служебного помещения, здоровый микроклимат создают хорошее рабочее настроение и повышают производительность труда.
При размещении в учреждении подразделений службы делопроизводства должны учитываться их взаимосвязи, а также последовательность прохождения документов. Целесообразно размещать службу делопроизводства рядом с кабинетами руководства и на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений. Помещение с множительной и копировальной техникой, оборудованием для переплетных работ должны быть изолированы от других служебных комнат. Для шумных устройств, которые постоянно эксплуатируются, следует также предусмотреть отдельные помещения, отделаны звуконепроницаемыми материалами.
Наиболее рациональными являются помещения прямоугольной формы с соотношением 1:1,5 (но не более 1:2). Ширина рабочей комнаты должна быть не меньше 2,5 м, а высота - 3,25 м. При определении размера помещений для службы делопроизводства следует учитывать, что согласно действующих нормативов на каждого работника, который пользуется компьютером, должно приходиться не менее шести квадратных метров площади .
Важное значение имеет правильное освещение. В рабочих помещениях наиболее желательным является естественное освещение. Рабочие места располагают так, чтобы свет падал слева и спереди. Искусственное освещение может быть общим (светильники монтируют в потолок) и местным (на каждом рабочем месте устанавливают настольную лампу).
В служебных комнатах рекомендуется поддерживать температуру 20-22° С в холодный период года и 22-25° С в теплый период года, влажность должна составлять 50-60 %, скорость движения воздуха на рабочем месте - 0,1 м/с, допустимый уровень шумов - 50 дцб, максимальная запыленность воздуха в помещении при размере частиц не более 3 мкт - 0,75 мг/ куб. м .
Повышению производительности труда персонала способствует надлежащее оформление интерьера рабочих комнат.
Да, цветовая гамма для окраски стен подбирается с учетом наибольшего коэффициента отражения света и степени освещенности помещения. Следует уделять внимание и озеленению помещений, поскольку растения не только выполняют декоративную функцию, но И улучшают состав воздуха, снижающие нервную и зрительную усталость.
Рабочее место каждого работника службы делопроизводства должно быть организовано таким образом, чтобы не возникало препятствий и неудобств во время выполнения им служебных обязанностей.
В комплект мебели для оборудования рабочих мест входят письменные столы (обычные или специальные для компьютеров), вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала и размещения оргтехники, удобные кресла или стулья (подъемно-поворотные), шкафы обычного типа и специальные - для вертикального хранения документов, металлические сейфы. При определении габаритов мебели должны учитываться общие размеры служебных комнат и площадь, выделенная для каждого рабочего места.
В помещениях службы делопроизводства желательно установить машину для уничтожения документов, а также переплетно-брошюровочные, підбірочні, бумагорезальные машины. Для первичной обработки входных и выходных документов должны применяться машины для раскрытия и заклеивания конвертов, фальцевальные и маркировочные машины, ламинатор, штемпельный аппарат и т.д.
При обустройстве рабочих мест необходимо заботиться, чтобы каждый работник был обеспечен набором канцелярских принадлежностей (многоярусные лотки для бумаг, календарь-ежедневник, настольный органайзер с ручками и карандашами, блокноты, разнообразные папки для текущего хранения документов).
На рабочем столе должно быть достаточно места для размещения документации, канцелярских приборов.
В случае применения в учреждении традиционных форм регистрации документов и контроля их выполнения необходимо иметь настольные картотеки.
Сейчас почти каждое рабочее место в службе делопроизводства оснащенное компьютером и телефоном (внутренней связи или с выходом на городскую сеть). Кроме того, следует предусматривать место для сканеров, принтеров, факсов и т.д. Все используемое оборудование должно размещаться в непосредственной близости от пользователя. Работники службы делопроизводства должны быть обеспечены техническими средствами согласно их функциональных обязанностей.
Размещение на рабочем месте мониторов и вспомогательных устройств не должно препятствовать работнику работать в оптимальной рабочей позе. Параметры основного оборудования должны обеспечивать работнику возможность регулирования высоты клавиатуры и наклона рабочей поверхности, поворота - расстояние дисплея, а также высоты рабочего кресла, положение его спинки, угла наклона.
Подставка для ног должна служить дополнительной опорой, что обеспечивает удобный угол наклона между ногами и средствами изменения рабочей позы. Наклон поверхности подставки для ног должна регулироваться.
Рекомендуется использовать рабочие кресла с самоорієнтувальними колесами, что позволяет пользователю легко и безопасно двигаться на короткие расстояния в пределах рабочего места . Поверхность сиденья и спинки стула должна быть напівм"якою, с нескользящим, воздухонепроницаемым покрытием, легко чистится и не электризуется.
Средства управления для установки параметров рабочего места должны быть простыми и удобными в применении.
Расстояние между глазами работающего и экраном компьютера должно быть не меньше, чем полторы длины диагонали монитора; дисплей следует располагать ниже уровня глаз на 15 градусов, высота клавиатуры составит 70-85 см от пола, центр экрана - 90-115 см от пола. Запястья должны размещаться на одном уровне с предплечьями. Экран дисплея должен располагаться таким образом, чтобы солнечный свет и свет ламп не отражались от него и не осліплювали работающего. Нежелательно устанавливать экран дисплея напротив окна, а работнику - сидеть лицом к окну. Желательно, чтобы уровень яркости экрана отвечал яркости света в помещении, чего можно добиться путем налаживания монитора.
Рабочие места с мониторами располагают на расстоянии не менее полутора метров друг от друга.
При печатании текстов с бумажного документа желательно применять держатель для документов, регулируемый по высоте, углом и расстоянием. Держатель для документов уменьшает количество движений головы, шеи и глаз во время просмотра документов .
Для работников, которые вводят информацию в компьютер, предусматривается перерыв через два часа после начала работы и через полтора-два часа после перерыва на обед продолжительностью по 15 минут каждый или через каждый час работы за компьютером по 10 минут в течение рабочего дня .